ビジネスメールの教科書

依頼を断るメールの例文
— 角を立てない書き方

取引先や顧客からの依頼を、関係を壊さずに断りたい。そんな時は「①クッション言葉→②感謝→③明確な断り」の順で書けば、失礼にならずに意思を伝えられます。

結論：断りメールは「申し訳ございませんが」等のクッション言葉→依頼への感謝→曖昧にせず明確に断る一文→（可能であれば）代替案の順で構成します。断る理由を長々と説明するより、感謝と明確さを優先するほうが相手に伝わりやすくなります。
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角を立てない3つのコツ

コツ1：断る前に、依頼をもらったこと自体への感謝を伝える

「この度はお声がけいただきありがとうございます」を先に置くことで、依頼そのものを軽視していない姿勢が伝わります。

コツ2：曖昧にせず、はっきり断る

「難しいかもしれません」「検討はしますが」のような曖昧な言い回しは、後から「結局どっちなのか」という余計なやり取りを生みます。断ると決めたら、一文で明確に伝えるほうが相手にとっても親切です。

難しい状況ではございますが、検討させていただきます。
→ 大変恐れ入りますが、今回は見送らせていただきます。

コツ3：理由は簡潔に、言い訳がましくしない

断る理由は「現在の稼働状況により」「今回のご期待に沿えるだけの対応が難しく」など、簡潔な一文で十分です。長々とした釈明は、かえって言い訳がましい印象を与えます。

場面別・断りメールの例文

1. 新規の仕事・案件依頼を断るとき

件名：Re: ○○のご依頼について

株式会社○○
△△様

この度はご依頼いただき、誠にありがとうございます。

内容を拝見し、社内で検討いたしましたが、
現在の稼働状況により、今回は十分な対応が難しいと判断し、
大変恐れ入りますが見送らせていただきたく存じます。

せっかくお声がけいただきましたのに、
ご期待に沿えず申し訳ございません。

またの機会がございましたら、
ぜひお声がけいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

2. 値引き・条件変更の依頼を断るとき

件名：Re: お見積りの件について

△△様

お世話になっております。□□でございます。

ご相談いただきました件、社内で検討いたしましたが、
今回提示させていただいた条件が現状の最善となり、
大変恐れ入りますがご要望に沿うことが難しい状況です。

ご期待に沿えず申し訳ございませんが、
何卒ご理解いただけますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

言い回しのストック（差し替えて使える）

避けたい表現

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※ 本記事およびツールの生成結果は参考・たたき台です。文面の適切さ・相手やご自身の状況への適合は保証するものではありません。実際に送信する前に、内容のご確認はご自身でお願いします。